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Fino a quando possiamo indire le assemblee in via telematica? E le riunioni dell’organo amministrativo?

Dipende.

Tutte le associazioni possono farne ricorso entro il 31 luglio grazie al c.d. provvedimento mille proroghe (Decreto Legge 30 dicembre 2021, n. 228 art. 3), che ha garantito tale possibilità per società, associazioni e fondazioni indipendentemente da quanto stabilito nei relativi statuti.

Per gli enti del terzo settore sarà possibile farlo successivamente solo in virtù di una espressa indicazione statutaria mentre per gli altri enti associativi sarà possibile a prescindere da una specifica indicazione statutaria, sempre che non sia espressamente esclusa tale facoltà dallo statuto.

A tale conclusione è pervenuta la commissione terzo settore del consiglio notarile di Milano nella massima n.12 del 10 maggio 2022.

 

1. Le assemblee degli enti associativi diversi dagli ETS

Il notariato, esaminando le disposizioni contenute nel codice civile evidenzia che

1) gli articoli 20 e 21, che disciplinano il funzionamento delle assemblee delle associazioni, non introducono specifiche previsioni circa le modalità di tenuta delle medesime, di intervento dei soci e di esercizio del diritto di voto;

2) l’art. 8 delle disposizioni di attuazione al Codice Civile provvede ad una regolamentazione minimale della convocazione delle assemblee delle associazioni, rinviando alla disciplina statutaria e prevedendo, in assenza della stessa, che la convocazione sia fatta “mediante avviso personale che deve contenere l’ordine del giorno degli argomenti da trattare”, aggiungendo solo che “se non è vietato dall’atto costitutivo e dallo statuto, gli associati possono farsi rappresentare nell’assemblea da altri associati mediante delega scritta”.

Il consiglio notarile esplora quindi principi comuni che possano rappresentare linee guida nella definizione del procedimento assembleare partendo dalla circostanza che in ambito societario è stato modificato l’art. 2370 del codice civile per introdurre la possibilità di inserire in statuto l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione atteso che “l’essenza del metodo collegiale consiste nella possibilità, per i legittimati, di discutere in dibattito e votare simultaneamente sulle materie all’ordine del giorno, mentre la compresenza fisica dei legittimati in uno stesso luogo di riunione rappresenta un mero presupposto perché possano darsi discussione e votazione simultanee”.

Mancando una specifica disciplina legale che richieda la compresenza fisica degli aventi diritto nello stesso luogo - o che subordini lo svolgimento delle riunioni mediante mezzi di telecomunicazione alla previsione statutaria - e non rinvenendosi nell’ordinamento principi generali contrari, il notariato conclude che le riunioni degli organi assembleari degli enti associativi privi della qualifica di ETS, in assenza di diversa previsione statutaria, possano essere convocate e svolgersi mediante mezzi di telecomunicazione, anche senza indicazione di un luogo fisico di convocazione, purché:

– sia assicurata la contestualità del procedimento assembleare;

– sia possibile verificare l’identità degli intervenuti.

Laddove, poi, lo statuto dell’ente preveda che la convocazione dell’assemblea indichi il luogo di svolgimento della stessa, senza richiedere la presenza fisica degli aventi diritto, si deve ritenere che nulla impedisca all’organo amministrativo di prevedere nell’avviso di convocazione la facoltà per gli aventi diritto di partecipare alla riunione mediante mezzi di telecomunicazione, stante che detta facoltà agevola l’esercizio dei diritti di partecipazione alla vita associativa da parte di chi abbia, per diversi motivi (distanza geografica, ridotto preavviso o altro), difficoltà a farlo mediante la presenza fisica.

Lo statuto delle associazioni non ETS potranno pertanto alternativamente prevedere che:

1) la riunione si debba tenere in un luogo fisicamente determinato ed alla presenza personale degli aventi diritto;

2) la riunione si debba tenere esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, anche senza indicazione di un luogo fisico di convocazione (potendosi, in proposito, evidenziare come il modesto impegno tecnico-economico richiesto per l’utilizzo dei mezzi di telecomunicazione e la facilità del loro utilizzo escludano alla radice ogni dubbio circa il carattere discriminatorio della previsione del ricorso esclusivo a detti strumenti);

3) la riunione si possa tenere in modalità “mista”, con facoltà per ciascuno degli aventi diritto di intervenire in presenza o mediante mezzi di telecomunicazione;

4) spetti all’organo amministrativo decidere, volta per volta, le modalità di partecipazione alla riunione.

a. Presidente e segretario devono essere fisicamente nello stesso luogo?

Secondo il notariato no: nessuna norma impone tale compresenza, purché in concreto sia consentito al presidente (in proprio o mediante delega a terzi, ad esempio per la verifica delle presenze) svolgere adeguatamente il proprio ufficio con mezzi da remoto.

 

b. Come si convoca l’assemblea?

Secondo il notariato l’avviso potrebbe contenere la sola indicazione generica dalla possibilità di intervento mediante mezzi di telecomunicazione, rinviando ad una successiva comunicazione l’indicazione delle modalità tecniche e del link di collegamento.

 

c. È necessario specificare in verbale quale piattaforma è stata utilizzata?

Sempre secondo il notariato non si tratta di un elemento necessario ma opportuno.

 

2. La disciplina delle assemblee per gli enti del terzo settore.

In questo caso la possibilità delle assemblee telematiche è espressamente prevista dal codice del terzo settore come opzione che deve però essere espressamente indicata nello statuto per poter essere esercitata.

Dall’esame della disciplina contenuta nell’art. 24, comma 4, del codice del terzo settore[i], il notariato fa discendere le seguenti conseguente:

1)l’assemblea si può svolgere esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione per cui sono legittime le clausole statutarie degli ETS che non indicano un luogo fisico di convocazione;

2)è indispensabile che sia possibile verificare l’identità degli intervenuti che partecipano e votano, nel rispetto del metodo collegiale.

 

3. Le riunioni degli altri organi collegiali

Il notariato interviene anche in materia di tenuta delle adunanze degli organi diversi dall’assemblee (Massima n. 13 del 10/05/2022) affermando che in assenza di contraria disposizione statutaria, le relative possono avvenire mediante mezzi di telecomunicazione, anche in assenza di un luogo fisico di convocazione, purché sia possibile verificare l’identità degli intervenuti che partecipano e votano, nel rispetto del metodo collegiale. Questo anche nel caso di enti del terzo settore.

In ogni caso, lo statuto può alternativamente prevedere, in relazione agli organi collegiali diversi dall’assemblea che:

1) le riunioni si debbano tenere in un luogo fisicamente determinato, alla presenza personale degli aventi diritto;

2) le riunioni si debbano tenere esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, anche senza indicazione di un luogo fisico di convocazione;

3) le riunioni si possano tenere in modalità “mista”, con facoltà per ciascuno degli aventi diritto di intervenire in presenza o mediante mezzi di telecomunicazione;

4) spetti a chi fa la convocazione stabilire, volta per volta, le modalità di partecipazione alla riunione.

Ciò in quanto né il Titolo II del Libro primo del Codice civile, né il Codice del Terzo settore contengono norme che disciplinano le modalità di svolgimento delle riunioni degli organi non assembleari degli enti collettivi.

Resta salva la necessità che:

1) siano assicurati la contestualità del procedimento decisionale, il rispetto del metodo collegiale ed il diritto di informazione;

2) sia possibile verificare l’identità degli intervenuti.

Quanto alle modalità operative di convocazione di riunioni (esclusivamente o anche) mediante mezzi di telecomunicazione, si ritiene che l’avviso possa contenere la sola indicazione generica dalla possibilità di intervento mediante mezzi di telecomunicazione, senza dover indicarne le modalità tecniche ed i link di collegamento, purché gli stessi vengano comunicati agli interessati in un termine congruo per permettere l’avvio del processo telematico. Né sarà necessario – ancorché opportuno – che, all’esito della riunione, il verbale dia conto della modalità tecnologica utilizzata per lo svolgimento della stessa.

 

Arsea Comunica n.  75 del 24/05/2022

 

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[i] “L’atto costitutivo e lo statuto possono prevedere l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ovvero l’espressione del voto per corrispondenza o in via elettronica, purché’ sia possibile verificare l’identità dell’associato che partecipa e vota”.

 

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