Possiamo pubblicizzare le nostre attività? Come accogliere i nuovi soci? Quali sono gli adempimenti da espletare? Nella presente circolare cerchiamo di dare risposte e strumenti operativi a questi interrogativi.
A settembre riprendono spesso le attività e questo a prescindere dalla circostanza che l’associazione abbia, o meno, un esercizio sociale “a cavallo” (es: settembre/agosto), o un esercizio solare.
Ampliare la base associativa è nella natura delle associazioni in quanto organismi a compagine aperta. Possiamo quindi pubblicizzare le nostre finalità ed attività a condizione che le modalità di comunicazione non siano configurabili come tipicamente commerciali.
Sul tema si segnala quanto indicato nella Relazione illustrativa allo schema di Decreto Legislativo recante il Codice del Terzo Settore:
“il mero utilizzo di strumenti specifici di diffusione rivolti per loro natura ad un pubblico indistinto, come, ad esempio social network o sito internet, non comporta di per sé la perdita del beneficio (si riferisce in particolare alle agevolazioni sulla somministrazione di alimenti e bevande prevista per alcune tipologie associative), salvo ovviamente la dimostrazione delle finalità commerciali nell'utilizzo dei predetti strumenti).”
Quali accorgimenti utilizzare quindi nella comunicazione?
Il sito internet e – anche se con modalità diverse – il profilo social, deve essere uno strumento di comunicazione istituzionale dell’associazione.
Si consiglia pertanto di inserire i seguenti contenuti:
1)presentazione dell’associazione con possibilità di effettuare il download di atto costitutivo e statuto (preferibilmente nella versione registrata all’Agenzia delle Entrate);
2)presentazione delle attività organizzate, specificando sempre attività riservata ai soci ed eventualmente tesserati se l’associazione si affilia ad un Ente Nazionale o locale;
3)presentazione dei componenti il consiglio direttivo: non deve essere una vetrina delle rispettive professionalità ma una comunicazione tesa ad evidenziare l’assoluta trasparenza. Può essere utile specificare anche la data dell’assemblea dei soci che ha provveduto ad eleggere il consiglio direttivo e gli eventuali altri organismi statutariamente previsti;
4)in un’area eventualmente riservata, pubblicazione dei verbali dell’assemblea dei soci con l’approvazione del bilancio/rendiconto associativo.
Il sito sarà inoltre utile per pubblicare:
1) i contributi/corrispettivi percepiti da Pubbliche Amministrazioni: la pubblicazione deve avvenire entro il 30 giugno di ogni anno (a partire dal 2019), pena l’obbligo di restituirle all’Amministrazione che li ha corrisposti. A prevederlo è l’articolo 126 della Legge 124/2017 (Legge annuale per il mercato e la concorrenza) così come modificata dal Decreto-legge 34/2019;
2) gli eventuali emolumenti, compensi o corrispettivi a qualsiasi titolo attribuiti ai componenti degli organi di amministrazione e controllo, ai dirigenti nonché agli associati nel caso in cui si tratti di associazione di promozione sociale, organizzazione di volontariato o ONLUS che presenti ricavi, rendite, proventi o entrate comunque denominate superiori a centomila euro annui (ex art. 14 D.Lgs. 117/2017). L’adempimento è entrato in vigore nel 2019, relativamente ai compensi erogati nel 2018 (Circolare del Ministero del Lavoro del 29/12/2017);
3) la rendicontazione dell’utilizzo delle risorse provenienti dal 5xmille (ex art. 8 del D.Lgs. 111/2017) ma solo a seguito dell’approvazione, non ancora intervenuta, del DPCM previsto dall’articolo 4 del DLgs. 111/2017 (in tal senso Ministero del Lavoro nota del 26/02/2019 trasmessa al Forum Nazionale del Terzo settore e a CSV NET).
Sono invece da escludere tutte le espressioni/operazioni che possano essere percepite come “comunicazione/transazioni commerciale”, tra cui:
a)la previsione di sconti;
b)l’utilizzo di locuzione come “abbonamenti”;
c)l’indicazione di tariffe: per conoscere i costi di accesso alle attività è consigliabile rinviare ad un recapito telefonico o e-mail;
d)la previsione di convenzioni con aziende per garantire sconti ai relativi dipendenti, trattandosi di operazione evidentemente commerciale.
Nel momento in cui il potenziale socio si avvicina alla nostra organizzazione, quali informazioni è necessario fornire?
La genuinità del rapporto associativo trova consacrazione nel modo in cui ci rapportiamo anche con gli aspiranti soci ai quali devono essere fornite le seguenti informazioni:
1)la natura associativa dell’associazione: anche nella domanda di ammissione sarà specificato che l’interessato/a chiede di essere ammesso/a all’associazione;
2)l’indicazione della tipologia di organizzazione in ogni forma di comunicazione: si ricorda che le associazioni di promozione sociale (ai sensi del DLgs 117/2017), le organizzazioni di volontariato (ai sensi del DLgs 117/2017) e le ONLUS (ai sensi del DLgs 460/1997) sono chiamate ad indicare nella propria denominazione la relativa natura. Del pari l’Agenzia delle Entrate (Circolare n. 21 del 22.4.2003) ha ritenuto sussistere tale obbligo anche in capo alle associazioni e società sportive dilettantistiche;
3)le finalità dell’associazione ed i diritti/doveri del socio: a tal fine si consiglia di esporre in una bacheca lo statuto per consentirne la visione e/o di rilasciarne una copia.
Nel momento dell’accesso alla sede associativa può pertanto essere utile l’utilizzo di una bacheca sulla quale apporre la seguente documentazione:
1)Statuto, come sopra evidenziato, ed eventuale Regolamento dell’associazione;
2)programmazione delle attività;
3)indicazione dei nominativi dei componenti il Consiglio Direttivo con almeno un recapito di contatto;
4)Convocazione delle Assemblee.
Presentata l’associazione, l’aspirante socio deve richiedere la relativa ammissione.
Ancorché non sia previsto l’obbligo di acquisire la domanda di ammissione per iscritto si consiglia vivamente di adottare tale procedura in quanto la stessa può assicurare più obiettivi, ossia:
1)acquisire la manifestazione di volontà dell’interessato di richiedere – consapevolmente – l’ammissione ad una associazione e non la fruizione di un servizio culturale/ricreativo/sportivo … a pagamento;
2)acquisire i contatti del socio necessari per poter effettuare le comunicazioni necessarie alla gestione del rapporto associativo (convocazione assembleare, partecipazione alla programmazione, organizzazione, realizzazione delle attività indette);
3)acquisire il consenso al trattamento dei dati personali;
4)acquisire eventualmente il consenso all’utilizzo dell’immagine del socio ritratta nel corso dello svolgimento delle attività associative.
È possibile utilizzare una traccia di domanda di ammissione presente nella sezione MODULISTICA del sito www.arseasrl.it.
La domanda deve quindi essere accettata dall’organo statutariamente preposto.
Per prassi si tratta del Consiglio Direttivo (Organo di amministrazione) e in questi termini si è espresso anche il Codice del Terzo Settore laddove ha previsto che
“1. Se l'atto costitutivo o lo statuto non dispongono diversamente, in un'associazione, riconosciuta o non riconosciuta, del Terzo settore l'ammissione di un nuovo associato è fatta con deliberazione dell'organo di amministrazione su domanda dell'interessato. La deliberazione è comunicata all'interessato ed annotata nel libro degli associati”
contemplando in ogni caso la possibilità che tale funzione sia demandata ad altro organo dell’associazione, assemblea inclusa.
In alternativa si ritiene possibile prevedere – in statuto o in apposita delibera – la delega disgiunta ai componenti il Consiglio Direttivo come affermato dall’Agenzia delle Entrate del Friuli Venezia Giulia nella risposta a quesiti al Tavolo di confronto con il CONI. Ciò, ovviamente, a condizione che lo statuto non preveda dei requisiti di ammissione a soci che implicano, necessariamente, una valutazione collegiale.
Si ricorda che i requisiti di ammissione devono essere sempre indicati in statuto, o quanto meno indicati negli statuti delle associazioni che intendono accedere alle agevolazioni fiscali degli enti non commerciali di tipo associativo[i] e nelle associazioni Enti del terzo settore[ii].
Tali criteri non devono essere inoltre discriminatori[iii] per gli Enti del Terzo Settore. Poiché il Codice del Terzo Settore viene qualificato dalla citata Relazione come fonte principale del diritto degli enti del Terzo settore globalmente considerato, comprensivo quindi delle organizzazioni non assoggettate al Codice [iv], si consiglia di verificare che anche le associazioni non iscritte nel Registro Unico Nazionale del Terzo Settore (oggi si fa riferimento alle associazioni di promozione sociale, organizzazioni di volontariato e ONLUS iscritte nei relativi registri) non presentino clausole discriminatorie.
Nella seconda parte esamineremo gli adempimenti in materia di privacy connessi all’instaurazione del rapporto associativo e la corretta tenuta del libro soci.
Arsea Comunica n. 63 del 4/09/2019
[i] In tal senso si esprime l’articolo 148, 8° comma, del TUIR e analogamente l’art. 4 del DPR IVA, come condizione di accesso alle agevolazioni fiscali
[ii] In tal senso si esprime anche l’articolo 21 del DLgs 117/2017
[iii] L’articolo 21 del DLgs 117/2017 prevede che gli statuti degli Enti del Terzo Settore debbano indicare “i requisiti per l'ammissione di nuovi associati, ove presenti, e la relativa procedura, secondo criteri non discriminatori, coerenti con le finalità perseguite e l'attività di interesse generale svolta”. Per approfondimenti sul concetto di clausole discriminatorie si rinvia alla Nota n. 1309 del 6 febbraio 2019 di commento all’articolo 25 del Codice.
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